ORGANISER UN GRAND EVENEMENT
..:: Le projet d'organisation: les chapitres ::..

Les objectifs: Ils sont principalement au nombre de trois: prestige, finance, humain. Il vous revient de définir ces trois volets en pourcentage, ce qui permet en cas difficile de faire un choix de priorité. Par exemple prestige 50% finance 25% humain 25% signifie que le cas échéant le résultat financier pourra être plombé par une dépense supplémentaire nécessaire au standing de l'organisation. Pour un projet comme les volleyades, l'objectif est plus humain (la participation des bénévoles), mais il vous revient de bien évaluer les gains et les pertes de tel ou tel projet, afin de ne pas vous tromper d'objectif. Il vous faudra alors établir un budget prévisionnel, intégrant des fourchettes de recettes et de coûts, ainsi qu'une marge de sécurité. Les partenaires financiers et les fournisseurs et prestataires doivent être soigneusement étudiés, il en va de la viabilité du projet.

Le retro-calendrier sera l'outil principal de la mise en oeuvre du projet. Chaque élément du projet doit être indiqué sous forme de deadline (échéance) sur le calendrier, avec une marge de sécurité de 10 jours. Après avoir vérifié que les éléments ne sont pas interdépendants (par exemple on ne peut pas aménager la salle à une date A si celle ci n'est pas réservée avant une date B ultérieure), vous déclinerez les éléments en missions à confier à des responsables. Ces missions sont très vastes, de la communication au nettoyage, de l'accueil au marketing, de la sécurité à l'arbitrage, de la restauration au transport...

En fonction des missions, et du style de management que vous souhaitez imprimer au projet, vous attribuerez les missions et les responsabilités aux participants bénévoles et/ou professionnels.

..:: Points clefs pour réussir une organisation ::..

Les partenaires publics doivent avoir voté leurs subventions pour que vous puissiez effectivement compter sur leur soutien.

Vous devez disposer de locaux adaptés à la taille de la manifestation, et vous assurer que l'accès et le transport entre les différents lieux (salles, hotellerie, restauration, gare...) est réalisable dans de bonnes conditions et des timing réalistes.

Une bonne organisation, c'est d'abord beaucoup de personnes motivées, qui ont chacune très peu de choses à faire, dont les attentes et les responsabilités sont parfaitement définies.

Les partenaires privés doivent en avoir pour leur argent: il faut communiquer avec eux avant, pendant et après l'évènement, afin de leur apporter ce qu'ils attendent du partenariat.

La justesse de la formule sportive et la qualité de l'arbitrage doivent être irréprochables. La propreté des lieux, particulièrement des hébergements, doit aussi correspondre au standing affiché de la compétition.

La communication interne doit intégrer différentes possiblités de problèmes, et des solutions de secours doivent être préparées (par exemple: salle indisponible, grève de transports...).

Les bénévoles doivent être remerciés et soutenus pendant tout le projet, et un moment de convivialité doit être organisé à l'issue de l'évènement.
..:: Les erreurs à ne pas commettre ::..

Ne pas avoir budgeté une ligne de frais généraux suffisants pour couvrir les aléas.

Donner trop de responsabilités différentes aux bénévoles, qui ne pourront jongler avec.

Ne pas prendre le temps de mettre en concurrence les fournisseurs, et les choisir par copinage.

Bacler les étapes du plan marketing, du dossier de partenariat et du dossier de presse.

Ne pas vérifier les menus de la restauration, et la propreté des lieux de couchage.

Acter des partenariats privés sans vérification de solvabilité et sans contrat signé.

Considérer les bénévoles comme des salariés: le mode de management doit être plus subtil !
>>> Des exemples de missions de bénévoles
  • Accueil et orientation du public
  • Sécurité autour du terrain
  • Animation micro et sono
  • Animation buvette
  • Ravitaillement gymnases
  • Organisation sportive
  • Ramasseur de balles

>>> Je m'abonne maintenant